Автотекст для ускорения работы в Word

Автотекст как средство облегчения работы в офисных программах

Это быстрый практический пример того, как ежедневно экономить драгоценные минуты с помощью «Автотекста» в Microsoft Word.

Очень часто, работая в офисных программах, есть необходимость набирать фрагменты текста (названия компаний, заведений, адреса, реквизиты и др.), которые имеют очень длинное название. Эти фрагменты приходится набирать в  тексте возможно не один раз. Например, в договорах это могут быть даже целые разделы, в которых присутствует неизменная часть (разделы форсмажора, или реквизиты с адресом).  На их набор или копирование обычно тратиться много драгоценного времени. Для облегчения набора больших, повторяющихся фрагментов текста используется функция автотекста.

Вы можете хранить и быстро вставлять текст, графику и другие элементы, которые вы используете часто. Word вставляет сохраненные элементы в документ автоматически при вводе первых нескольких символов или при выборе записи из меню.

Примерами таких фрагментов могут быть:

Название структурного подразделения

Главное управление по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации и связям с общественностью исполнительного органа Киевского городского Совета (Киевской городской государственной администрации)

Названия учебных заведений

1.     Учебно — воспитательный комплекс № 240 «СОЦИУМ»;

2.     Лицей №100 «Поділ»;

3.     Киево-Печерский лицей № 171 «Лидер»;

4.     Естественно-научный лицей №145;

5.     Частная средняя общеобразовательная школа «Співтворчість»;

6.     Украинский гуманитарный лицей КНУ им. Т. Г. Шевченко;

7.     Гимназия 191 им. П. Г. Тычины;

8.     Специализированная школа № 155;

9.     Гимназия № 153 им. А. С. Пушкина;

 


Для текстового редактора Word 2003, который входит в пакет офисных программ Microsoft Office 2003 чтобы создать автотекст необходимо выполнить следующие действия:

    • отметить фрагмент текста который будет использоваться;
    • выполнить команды меню Вставка-Автотект– Автотекст;

  • ввести необходимое имя фрагмента в текстовое окошко «Имя элемента» (например: абивиатуру для длинной записи);
  • нажать Добавить — Закрыть.

Чтобы вставить в тексте документа этот фрагмент автотекста, надо в поле ввода текста набрать его имя (например: абивиатуру для длинной записи) и нажать клавишу F3.

Результат: Длинный фрагмент текста, которому было присвоено короткое имя (например: абивиатуру для длинной записи) вставлен в текст полностью.


Создание записи автотекста

Выберите текст или графику, которые вы хотите сохранить как запись автотекста.

Чтобы сохранить форматирование абзаца с записью, включите в выборку метку абзаца.

СОВЕТ. Чтобы увидеть отметки параграфа, на стандартной панели инструментов нажмите «Показать все непечатаемые символы» или Ctrl+Shift+* для Windows и Win+* для MacOS.

На панели быстрого доступа выберите «Создать Автотекст».

В диалоговом окне «Создать новый автотекст» введите имя для записи автотекста.

Word сохраняет запись автотекста для последующего использования.

СОВЕТ. Если вы планируете вставлять запись автоматически, убедитесь, что имя содержит не менее четырех символов, потому что Word вставляет запись только после ввода четырех символов.

Нажмите «ОК».

 


Для текстовых редакторов Microsoft Office Word 2007 (2010), для ОС Windows, а также для всех версий Microsoft Office Word 2011 (2016) для Mac OS* , чтобы создать автотекст необходимо выполнить следующие действия:

  • на панели быстрого доступа  выбрать Другие команды;

Word bystryi dostup

  • в окне Выбрать команды: выбрать Команды не на ленте;

Word Command dont line

  • прокрутив список ниже найти Автотекст;

Word Autotext button

  • дважды кликнув по кнопке Автотекст или с помощью стрелки вправо, перенести  Автотекст в правую часть списка, кликнуть ОК;
  • закрыть окно Панели быстрого доступа;
  • отметить фрагмент текста который будет использоваться в документе;
  • после нажатия на кнопку Автотекст на панели быстрого доступа выбрать команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста(Windows) или в окне «Создать автотекст» (MacOS) нажать ОК;
  • в поле Имя ввести удобное сокращение для выделенного текста;

Name for autotext

  • нажать ОК- Закрыть окно;

Чтобы вставить текст автотекст, надо в поле ввода текста набрать его имя и нажать клавишу F3 (для Windows) или нажать клавишу Enter или Tab сразу же, как появится подсказка над набираемым сокращенным именем или после набора четырех букв этого сокращенного имени.

Name for aututext


*В тексте использованы фрагменты из Microsoft Office Word для разных операционных систем Windows и MacOS. Внешний вид версий может отличаться от установленных на ваших компьютерах, но общий принцип работы Автотекста сохраняется.


Редактирование записи автотекста

Вставьте запись автотекста в документ вышеописанным методом.

Внесите требуемые изменения.

В документе выберите измененную запись автотекста.

Чтобы сохранить форматирование абзаца с записью, включите в выборку метку абзаца.

СОВЕТ. Чтобы увидеть отметки параграфа, на стандартной панели инструментов нажмите «Показать все непечатаемые символы» или Ctrl+Shift+* для Windows и Win+* для MacOS.

На панели быстрого доступа выберите «Создать Автотекст».

Введите исходное (измененное) имя записи автотекста и нажмите кнопку «ОК».

При появлении запроса, если вы хотите переопределить запись автотекста, нажмите «Да».

ЗАМЕТКИ:

Вы не можете отменить редактирование или удаление записи автотекста.


Удаление записи автотекста

В меню «Вставка» выберите «Автотекст» и затем щелкните «Автотекст» (для Windows).

В списке «Ввести автотекст» в этом поле щелкните имя записи автотекста, которое вы хотите удалить (для Windows).

Нажмите «Удалить».

 

На панели быстрого доступа  выбрать Другие команды и нажать Отобразить все(для MacOS) ;

Autotext del panel

В разделе Средства разработки и проверки правописания  выбрать Автозамена

Autozamena edit

В окне Автозамена перейти на вкладку Автотекст

Autotext del

В поле Имя элемента найти то, которое необходимо удалить. Образец этого фрагмента представлен в дополнительном окне.

Нажать «Удалить».

ПРИМЕЧАНИЕ. Отменить редактирование или удаление записи автотекста невозможно.


 

 




coded by nessus

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2017 Компьютерные курсы в Интернете ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru