Слияние документов Word на примере писем

Для того чтобы разослать адресатам документ или письмо, где присутствует неизменная часть, и при этом персонализировать каждое из них, часто офисным служащим приходится прибегать к операции размножения подобной информации и замене сменных частей документа или письма. На эту процедуру может быть затрачено много полезного рабочего времени, а часто и в ущерб другой работе. Помочь в этом деле призвана процедура слияния документов, которая позволяет максимально автоматизировать процес создания и подготовки многостраничных документов с постоянным и изменяемым содержимым в них.

В данном видеоуроке рассмотрен пример слияния документов для писем. Пусть вас не смущает язык написания текста письма(украинский), главное понять принцип работы этой функции, и опробывать уже на своих примерах.

Слияние документов Word на примере писем от Oksana Kutsenko на Youtube.

Инструкция по использованию процедуры слияния документов Word на примере писем

  1. Подготовить файл с основным содержимым (это могут быть файлы в текстовом редакторе: бланк письма-обращения, уведомление с констатацией фактов и др.
  2. Подготовить файл с источником данных (это могут быть файлы в текстовом редакторе, собранным в таблицу, данные из табличного редактора, например Excel (версий 2003,2007,2010), информация из файлов баз данных, например Access ( версий 2003,2007,2010). Сохранить. Его можно создать позже, с помощью мастера слияния Создать список.
  3. Задать в этой таблице заголовки для записей, которые будут служить источником данных.
  4. Начать процедуру формирования письма или документа, выбрав для программ Microsoft Office 2007, 2010 на ленте вкладку Рассылки/Начать слияние.
  5. В выпадающем списке обратиться к Пошаговому мастеру слияния.
  6. В области задач Слияние выбрать тип документа Письма.
  7. Перейти на этап 2 мастера слияния Открытие документа.
  8. В области Выбор документа использовать Текущий документ.
  9. Перейти к шагу Выбор получателей.
  10.  С помощью ссылки Обзор выбрать зараннее подготовленный файл с данными из п.2
  11.  Перейти к следующему шагу мастера слияния Создание письма.
  12. Воспользовавшись ссылкой Другие элементы подставить в тело письма изменяемые компоненты полей слияния, сформированые в файле п.2. и продолжить работу по выделению и подстановке.
  13. Перейти к шагу Просмотр писем. Выполнить правильность заполнения данных. В случае неудовлетворительного результата вернуться с помощью мастера слияния на шаги назад и исправить существующее несоответствие.
  14.  Перейти к последнему шагу Завершение слияния и выбрать либо возможность печати, либо просмотра итогового результата Изменить отдельные письма/Все.
  15. Проверить работу мастера слияния на последующих листах со сформированными письмами.
  16.  Выбрать процедуру печати или сохранения.

 

Чтобы быть в курсе новых уроков этого блога

Подпишись и следи за новинками сайта

Ввести e-mail адрес:




coded by nessus

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2017 Компьютерные курсы в Интернете ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru